Elektronische Arbeitsunfähigkeits- bescheinigung (eAU)
Arbeitgeber erhalten seit dem 01.01.2023 die Krankmeldung Ihrer Mitarbeitenden direkt von der Krankenkasse.
Seit Beginn des Jahres 2023 sind die Daten einer bzw. mehrerer Arbeitsunfähigkeitszeiten vom Arbeitgeber nur noch digital abzurufen. Wir unterstützen Sie dabei, diese digitale Übermittlung richtig zu nutzen.
Die Zeiten einer Arbeitsunfähigkeit sind weiterhin unverzüglich von den Arbeitnehmern an den Arbeitgeber zu melden. Eine -digitale- ärztliche Bescheinigung ist spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit erforderlich (§ 5 EFZG). Abweichend hiervon haben Arbeitgeber das Recht, eine ärztliche Bescheinigung bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit zu fordern.
Seit dem 01. Januar 2023 ist es für die Arbeitnehmer allerdings nicht mehr verpflichtend, mittels einer einzureichenden Bescheinigung die Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen.
Stattdessen ist seit diesem Zeitpunkt durch die Arbeitgeber die eAU über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm abzurufen. Arbeitgeber, die kein solches Programm einsetzen, müssen die Meldungen zur Sozialversicherung mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen übermitteln. Ein hierfür gut geeignetes Programm steht Ihnen als Arbeitgeber zur Verfügung – das SV-Meldeportal.
Die Arbeitgeber erhalten über den Abruf der eAU folgende Informationen zu ihren Mitarbeitenden:
- Name und Vorname
- Beginn und (voraussichtliches) Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung
- Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
- Information über einen (Arbeits-)Unfall bzw. der daraus resultierenden Folgen
Gut zu wissen: Bitte geben Sie für die Abfrage der Daten immer den Feststellungstag und nicht den Beginn der Arbeitsunfähigkeit an. Bitte warten Sie mit dem Abruf der Daten noch ein bis zwei Tage nach ärztlicher Feststellung, damit die Daten auch sicher in unserem System hinterlegt sind.
Zu folgenden Sachverhalten ist gegenwärtig keine digitale Bescheinigung erforderlich bzw. möglich, da hierzu noch eine Vorlagepflicht besteht:
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland
- Bescheinigungen für privat krankenversicherte Arbeitnehmer
- Beantragung von Kinderkrankengeld bei Erkrankung des Kindes
- Arbeitsunfähigkeit von Minijobbern in Privathaushalten
Diese Bescheinigungen werden weiterhin in dreifacher Ausfertigung für die Arbeitnehmer, Arbeitgeber sowie die Krankenkasse ausgestellt.
Bisher ist die Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeit nur durch Arztpraxen möglich, die der vertragsärztlichen Versorgung angeschlossen sind. Privatpraxen dürfen nicht an dem Verfahren der eAU teilnehmen.
In Ausnahmefällen, wie beispielsweise bei technischen Problemen, ist es den Arztpraxen erlaubt, eine Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung auszudrucken. Diese kann den Arbeitnehmern ausgehändigt oder direkt an die betreffende Krankenkasse per Post geschickt werden.
Sollte ein Minijobber arbeitsunfähig erkranken, sind die Daten zur eAU ebenfalls von der zuständigen Krankenkasse anzufordern. Die Bundesknappschaft bzw. die Minijob-Zentrale ist für die Übermittlung der eAU nicht verantwortlich. Bitte erfragen Sie daher die zuständige Krankenversicherung bei Ihrem Mitarbeiter, sollte diese Information in Ihren Unterlagen nicht vorhanden sein.
Weiterhin ist eine Übermittlung von Diagnosen oder der Art der Erkrankung an Arbeitgeber nicht zulässig.
Auch eine pauschale Anforderung von Daten zur eAU durch den Arbeitgeber ist nicht erlaubt. Für jeden Arbeitnehmer ist eine separate Anforderung der Erst- oder Folgebescheinigungen vorzunehmen.
Wo bekomme ich weitere Informationen?
Zusätzliche hilfreiche Tipps und Hinweise zur eAU erhalten Sie auf den Seiten der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und des GKV Spitzenverbandes.