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Work & Life 02/2017
Mensch zoegert vor dem Tueroeffnen beim Kollegen
© mediaphotos / Getty Images

Bitte nicht stören!

Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind nicht nur lästig: Oft braucht man für eine Aufgabe deutlich länger oder macht Fehler, weil ständig dazwischengefunkt wird. Dennoch lassen sich Störungen nicht immer vermeiden. Wie geht man am besten mit ihnen um?

„Darf ich dich kurz stören?“ Diese harmlose und meist höflich gemeinte Frage kann den friedlichsten Menschen zur Weißglut bringen, denn selbst wenn man sie verneint, ist es schon geschehen: Man wurde aus der Arbeit herausgerissen und mit der Konzentration ist es vorbei. Anschließend wieder den Faden zu finden kostet Zeit. So kann eine Aufgabe, die ohne Störungen in einer Stunde erledigt wäre, durchaus zwei Stunden und mehr benötigen. Und nicht nur das: Eine Studie hat gezeigt, dass selbst kurze Unterbrechungen auch die Fehlerquote beim Erledigen einer einigermaßen anspruchsvollen Aufgabe verdoppeln.¹ Doch wie lassen sich ständige Unterbrechungen am Arbeitsplatz vermeiden? Und wie geht man mit unumgänglichen Störungen um?

Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten schaffen

Kommunizieren Sie deutlich, wann Sie nicht erreichbar sein wollen und wann Sie wieder verfügbar sind.

Bei Aufgaben, die eine hohe Konzentration verlangen, kann es helfen, bereits eine Stunde vor den Kollegen im Büro zu sein und diese ruhige Zeit zu nutzen. Aber auch im weiteren Tagesverlauf können Sie sich Zeitfenster blocken, um ungestört zu arbeiten. Am einfachsten gelingt das, wenn Sie einen Kollegen bitten, in dieser Zeit Telefonate und andere Störungen abzufangen. Bieten Sie ihm an, sich zu revanchieren, wenn er einmal Ruhe zum Arbeiten braucht. Ist das nicht möglich, sollten Sie Kollegen gegenüber klar und deutlich kommunizieren, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sein wollen, aber auch wann Sie wieder verfügbar sind. Rufen Sie anschließend zuverlässig zurück und beantworten Sie Ihre E-Mails umgehend. Das schafft beste Voraussetzungen dafür, dass Ihr Wunsch auch in Zukunft respektiert wird.

Strategien für den Umgang mit Unterbrechungen entwickeln

Manche Störungen am Arbeitsplatz lassen sich nicht vermeiden, zum Beispiel wenn der Chef plötzlich hereinkommt oder die Schule der Kinder anruft. In solchen Fällen kann es helfen, sich in Stichworten zu notieren, woran Sie gerade arbeiten. Nach der Unterbrechung sollten Sie dann möglichst schnell zu Ihrer Aufgabe zurückkehren, denn je weniger Zeit vergangen ist, desto weniger hat man vergessen. Kommen Kollegen mit einem Anliegen herein, klären Sie am besten kurz, wie dringend es ist und ob Sie sich darum kümmern können, wenn Ihre aktuelle Tätigkeit abgeschlossen ist. Prasseln unerwartet mehrere Aufgaben zugleich auf Sie ein, sollten Sie ruhig bleiben. Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um sich alle Aufgaben zu notieren, zu priorisieren und den Tag neu zu strukturieren.

Erste Hilfe bei Störungen am Arbeitsplatz

Kaum jemand stört böswillig – versuchen Sie deshalb immer, freundlich zu bleiben. Wenn Sie einem hereinschneienden Kollegen kurz erläutern, warum Sie gerade keine Zeit haben, ernten Sie in der Regel Verständnis. Einige weitere einfache Maßnahmen können helfen, hartnäckige Störenfriede zu mehr Rücksicht zu „erziehen“.

  • Sofern Sie ein eigenes Büro haben, schließen Sie Ihre Tür, wenn Sie nicht gestört werden möchten. Nur wenn die Tür offen steht, sind Besucher willkommen.
  • Vor Ihrem Schreibtisch steht ein Besucherstuhl? Entfernen Sie ihn oder stellen Sie ihn so, dass Sie selbst bestimmen können, ob sich jemand setzt.
  • Wenn jemand einfach in Ihr Büro spaziert, stehen Sie auf und bleiben Sie so lange stehen, bis der Besucher wieder geht.
  • Falls ein Kollege in einem unpassenden Moment etwas besprechen möchte, bieten Sie einen konkreten späteren Termin für ein Gespräch an.
  • Halten Sie Besprechungen möglichst nicht in Ihrem Büro ab. Wenn Sie im Konferenzraum oder bei Kollegen sitzen, haben Sie es selbst in der Hand, wann Sie gehen.
  • Legen Sie für Unterredungen ein Zeitlimit fest und machen Sie zu gegebener Zeit deutlich, dass dieses Limit erreicht ist. Beenden Sie das Gespräch dann freundlich, aber bestimmt.

Stress bewältigen – Konzentration steigern

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) gibt in der kostenlosen Broschüre „Bitte nicht stören!“ weitere Empfehlungen für konzentriertes Arbeiten und den Umgang mit Störungen am Arbeitsplatz. In besonders hektischen Phasen helfen Ihnen Entspannungstechniken wie Yoga, Qigong oder progressive Muskelentspannung dabei, den Stress zu bewältigen und den Überblick zu behalten. Die BKK Mobil Oil unterstützt Sie beim Erlernen der Techniken mit einem breiten Angebot an Gesundheitskursen im Bereich Stressmanagement.

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