Überstunden abrechnen

Überstunden richtig abrechnen

Wann müssen Überstunden ausgezahlt werden? Wie müssen sie abgerechnet werden und kann man sie vierteljährlich zusammenfassen? Wir geben Ihnen einen Überblick, wie Sie Mehrarbeit aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht richtig abrechnen.

Rückrechnung: Monate rückwirkend neu aufrollen

Überstunden abrechnen

Der Lohn beziehungsweise das Gehalt, das Arbeitgeber für Überstunden zahlen, ist laufendes Arbeitsentgelt. Entscheidend ist, dass die Mehrarbeit in einem bestimmten Monat angefallen ist. Die von einem Arbeitnehmer geleisteten Überstunden müssen grundsätzlich in dem Monat ausgezahlt werden, in dem sie angefallen sind.

Wird die Mehrarbeitsvergütung aus mehreren Monaten gesammelt ausbezahlt, so müssen die jeweiligen Zeiträume, in denen die Überstunden angefallen sind, nochmals rückwirkend aufgerollt werden. Die Überstunden müssen letztlich immer in dem Monat verbeitragt werden, in dem sie tatsächlich angefallen sind. Eine Abrechnung als einmaliges Arbeitsentgelt ist nicht zulässig.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer sammelt von Januar bis Mai jeweils 20 Überstunden, weil er in diesem Zeitraum ein Projekt betreut. Sein Arbeitgeber zahlt die Überstunden jedoch nicht jeweils im folgenden Monat aus, sondern erst im Juni, nach Beendigung des Projekts. Der Arbeitgeber darf das Entgelt jedoch nicht auf das Grundgehalt rechnen und von dieser Summe die Sozialversicherungsbeiträge bezahlen. Stattdessen sind die für jeden Monat erbrachten Überstunden dem tatsächlichen Monat zuzuordnen und abzurechnen.

Stetige Abrechnung im nächsten oder übernächsten Monat zulässig

Die Auszahlung von Überstunden sorgt bei den Verantwortlichen in den Lohn- und Personalbüros, aber auch in den Steuerkanzleien, immer wieder für viel Arbeit. Hat ein Beschäftigter beispielsweise ein festes monatliches Gehalt, und leistet er in den einzelnen Monaten unterschiedlich viele Überstunden, so muss jeder Monat doppelt abgerechnet werden.

Die Einzugsstellen (gesetzlichen Krankenkassen) und die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung beanstanden die Beitragsabrechnung von Überstunden nicht, wenn diese erst mit dem laufenden Lohn des nächsten bzw. übernächsten Monats überwiesen werden. Allerdings ist darauf zu achten, dass eine solche Beitragsberechnung für angefallene Überstunden nur dann rechtlich zulässig ist, wenn die Mehrarbeitsvergütungen ausnahmslos, das heißt kontinuierlich erst im nächsten beziehungsweise im übernächsten Monat abgerechnet werden.

Keine Zusammenfassung von mehreren Monaten möglich

Betriebe, die Mehrarbeitsstunden beitragsrechtlich nicht im nächsten beziehungsweise im übernächsten Abrechnungsmonat auswerten, dürfen die Überstunden nicht viertel- oder halbjährlich zusammenfassen. In diesen Fällen müssen Unternehmen Gehaltsabrechnungen, für die Monate, in denen Überstunden angefallen sind, rückwirkend neu erstellen. Dabei ist von den Mitarbeitern der Lohn- oder Personalbüros beziehungsweise Steuerkanzleien zu beachten, dass auch die Lohn- bzw. Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag neu ausgerechnet wird. Die Neuberechnung der Sozialversicherungsbeiträge aufgrund der ausgezahlten Überstundenvergütungen wirkt sich auch auf das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt in der gesetzlichen Krankenversicherung aus. Gleiches gilt bezüglich des bisher erzielten beitragspflichtigen Jahresarbeitsentgelts, das bei der Verbeitragung von Einmalzahlungen eine entscheidende Rolle spielt.

Überstundenvergütungen: Bei Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze irrelevant

Vergütungen für Überstunden sind bei der Prüfung des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht zu berücksichtigen. Das gilt sowohl für den hierfür gezahlten Grundlohn als auch für einen eventuellen Mehrarbeitszuschlag. Anders verhält es sich jedoch beispielsweise bei regelmäßig gewährten Bereitschaftsdienstzulagen eines Schichtarbeiters oder bei monatlicher, pauschaler Abgeltung von Mehrarbeitsstunden laut Arbeits- oder Tarifvertrag. Nur in diesen besonderen Fällen sind die Vergütungsbestandteile für Mehrarbeitsstunden bei der Prüfung der Jahresentgeltgrenze zu berücksichtigen.

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