Frankreich, Paris, Businessmann telefoniert mit Handy vor dem Eiffelturm

Auslandsrekrutierung: Kosten kalkulieren, Mitarbeiter integrieren

Die Suche nach ausländischen Fachkräften ist zeit- und kostenintensiv. Ein gut geplanter Prozess erhöht die Erfolgschancen und senkt den Aufwand.

Die Bundesregierung hat die rechtlichen Rahmenbedingungen für Akademiker aus Drittländern deutlich vereinfacht.

Eine offene Stelle zu besetzen wird in vielen Berufen immer schwieriger. Der Fachkräftemangel betrifft vor allem die hoch qualifizierten MINT-Jobs, also Mathematiker, IT-Fachkräfte, Naturwissenschaftler sowie Techniker und Ingenieure. Für viele Unternehmen ist die Suche nach ausländischen Fachkräften deshalb eine attraktive Option – zumal die Bundesregierung die rechtlichen Rahmenbedingungen für Akademiker aus Drittländern deutlich vereinfacht hat. Das Problem: Häufig wird der organisatorische und finanzielle Aufwand unterschätzt, und rechtliche Hürden werden übersehen. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, müssen die Kosten im Vorfeld möglichst exakt beziffert und dem erwarteten Nutzen gegenübergestellt werden. Außerdem sollten Unternehmen rechtzeitig planen, wie sie die aufwendig angeworbene Fachkraft integrieren und so im Unternehmen halten können.

Kosten und Aufwand frühzeitig gegenüberstellen

Die Rekrutierung ausländischer Fachkräfte erweist sich in der Praxis häufig als aufwendiger und kostspieliger als erwartet. Deshalb sollten alle relevanten Positionen bedacht werden.

  • Mindestgehalt für Arbeitnehmer aus Drittländern: Der Gesetzgeber schreibt ein jährliches Mindestgehalt von 48.700 Euro, in Mangelberufen 37.752 Euro vor – nur dann erhalten Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Ländern die Blaue Karte EU und dürfen in Deutschland arbeiten. Für Arbeitnehmer aus der EU und Vertragsländern gilt diese Grenze nicht.
  • Den administrativen Aufwand realistisch einkalkulieren: Häufig werden der administrative Aufwand und die damit verbundenen Kosten unterschätzt. Ausländische Mitarbeiter sind vor dem Arbeitsantritt in der Regel auf Hilfe in rechtlichen und lebenspraktischen Fragen angewiesen, beispielsweise Aufenthaltstitel, Details zur Sozialversicherung, Eröffnung eines Girokontos, Wohnungssuche, Betreuung von Familienangehörigen. Viele Unternehmen bieten ausländischen Fachkräften hier Unterstützung an.
Ein Team aus verschiedenen Kulturen tauscht sich am Computer aus.

Gezielt in ausgewählten Ländern suchen
Die unspezifische Rekrutierung in mehreren Ländern erhöht zwar die Reichweite, ist aber auch mit viel Aufwand und hohen Streuverlusten verbunden. Besser ist es, die Länder mit den höchsten Erfolgschancen zu identifizieren und die Maßnahmen auf sie zu beschränken. Folgende Fragen helfen bei der Auswahl:

  • Verfügbarkeit: Sind im Rekrutierungsland ausreichend Fachkräfte mit den gesuchten Kompetenzen verfügbar?
  • Qualifikation: Ist das Qualifikationsniveau in den infrage kommenden Ländern ausreichend?
  • Arbeitsmarkt: Ist die Situation auf dem dortigen Arbeitsmarkt günstig? Oder gibt es einen starken Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte?
  • Sprache: Wie häufig wird Deutsch als Sprache im Rekrutierungsland gesprochen? Wenn nicht: Ist Englisch als Fremdsprache verbreitet? Und: Gibt es im Unternehmen Mitarbeiter, die die jeweilige Landessprache sprechen – und die den neuen Mitarbeiter in der Anfangszeit unterstützen könnten?
  • Kontakte: Bestehen bereits Kontakte ins Ausland, die sich für eine Rekrutierung nutzen lassen?

Detailliert und durchdacht – die Stellenausschreibung

Besondere Sorgfalt ist gefordert, wenn die Stellenausschreibung ins Englische bzw. in die Landessprache übersetzt werden soll. Denn dann ist jede nachträgliche Änderung bzw. Ergänzung mit viel Aufwand verbunden. Wichtig sind auch Informationen zum Bewerbungsprozess, denn nicht jedem ausländischen Bewerber ist das in Deutschland übliche Prozedere bekannt.

Viele Wege, ein Ziel: die richtigen Kanäle für die Ausschreibung

Die erste und einfachste Anlaufstelle bei der Rekrutierung ausländischer Fachkräfte ist die zuständige regionale Bundesagentur für Arbeit. Sie leitet die Stellenbeschreibung auf Wunsch an die zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) weiter. Die ZAV sorgt über das EURES-Netzwerk für eine europaweite Veröffentlichung von Stellenausschreibungen. Darüber hinaus vermittelt sie gezielt Kontakte zu Hochschulen im europäischen Ausland und lädt interessierte Unternehmen zu Jobbörsen im Ausland ein. Trotz dieses umfangreichen Leistungsportfolios ist es ratsam, mehrere Kanäle für die Ausschreibung zu nutzen. Dazu zählen:

  • eine englische Version der Stellenbeschreibung auf der Unternehmenshomepage
  • internationale oder landesspezifische Online-Jobbörsen und Internetportale
  • soziale Netzwerke wie LinkedIn und XING
  • Stellenanzeigen in Printmedien
  • Persönliche Kontakte: Das eigene Netzwerk – oder das der Mitarbeiter – ist der erfolgreichste Weg, um eine Stelle zu besetzen

Integration – damit der Aufwand nicht vergeblich war

Gerade weil die Rekrutierung im Ausland mit viel Aufwand und Kosten verbunden ist, ist es sinnvoll, den neu gewonnenen Mitarbeiter möglichst lange im Unternehmen zu halten. Deshalb sollten Unternehmen die berufliche und private Integration des neuen Mitarbeiters gezielt fördern. Auch das ist mit Zeit und Kosten verbunden. Aber es lohnt sich: Denn falls der Arbeitnehmer kündigt, muss die Stelle erneut ausgeschrieben werden.

Weiterführende Informationen

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie informiert in seinem Leitfaden „Fachkräfte finden – Rekrutierung aus dem Ausland“ detailliert über den gesamten Rekrutierungsprozess.

Die KMU-MINT-Broschüre vom Institut der Deutschen Wirtschaft Köln bietet wertvolle Informationen zu Fachkräftesicherung und Employee Branding in den Fachbereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik.

Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung KOFA unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Suche nach Fachkräften mit Informationen und Handlungsempfehlungen.